Artykuły

Delegowanie zadań: 6 praktycznych zasad skutecznego delegowania zadań Dodano 4 stycznia 2017 / Przez Gabriela Brzezińska / 0 Komentarzy

Delegowanie zadań: 6 praktycznych zasad skutecznego delegowania zadań

Delegowanie zadań: 6 praktycznych zasad skutecznego delegowania zadań

 

Umiejętne delegowanie zdań nie jest łatwe , w szczególności dla początkującego menadżera. Mnie też sprawiało na początku trudności. Nieraz zastanawiałam się jak sprawić by ludzie robili to na czym mi zależy, co jest dla mnie i dla mojej firmy ważne.

 

Czy na pewno wiesz na czym polega delegowanie zadań? Czy umiesz dzielić się władzą i nie stracić kontroli nad firmą?

 

Delegowanie zadań jest jedną z najważniejszych Twoich kompetencji jako właściciela firmy i menedżera. Na początku nie jest łatwo. Nieraz zastanawiałeś się lub nadal się zastanawiasz jak dać polecenie pracownikowi. Co zrobić żeby wykonał zadanie prawidłowo, do końca i skutecznie?

 

Zdarzało Ci się narzekać i zdenerwować na pracownika:

  • znowu muszę to poprawić,
  • po co go zatrudniam przecież sam zrobiłbym to lepiej?

Mnie się zdarzało ale zmieniłam to.

Jeżeli coś idzie nie tak w Twojej firmie, pracownicy wykonują zadania, które im nie pasują lub nie wiedzą co mają robić to masz problem. Skończ z tym i zacznij działać. Po prostu zrób wszystko, żeby to zmienić.

 

Zasada nadrzędna, o której musisz pamiętać bezwzględnie:

Delegując zadania nie pozbywasz się odpowiedzialności za zadanie, bo i tak na koniec to Ty:

– oceniasz efekty pracy swoich pracowników,

– jesteś odpowiedzialny za pracę swojego zespołu,

– prowadzisz firmę i czerpiesz korzyści z osiąganych rezultatów.

 

Delegowanie zadań nie oznacza oczekiwania od pracownika dokładnie tego czego oczekujesz od siebie. Pracownik nie będzie myślał tak jak Ty. Ty jesteś właścicielem firmy. Pracownik nie będzie myślał jak właściciel.  Nie denerwuj się, że myśli inaczej to jest naturalne. Słuchaj pracownika uważnie i bierz pod uwagę to co mówi. Pracownicy często mają rację bo na wiele spraw patrzą „z boku” i też są bliżej bieżącej pracy.

 

Delegowanie zadań: można się tego nauczyć.

6 najważniejszych zasad delegowania zadań:

Zasada nr 1

Przedstaw pracownikowi jasno cel zadania, aby miał świadomość stawianego przed nim celu. Nie mów „na około” i „nie ubieraj w bawełnę

 

Zasada nr 2

Mów zrozumiale. Zakres delegowanych zadań, uprawnień i odpowiedzialności przed pracownikiem musi być dla niego zrozumiały, adekwatny do posiadanych kompetencji i posiadanego potencjału.

 

Zasada nr 3

Szanuj pracownika. Twój pracownik musi zaakceptować powierzone zadanie i nową odpowiedzialność. W praktyce należy uszanować jego prawo do odmowy przyjęcia nowych uprawnień. Jeżeli będziesz miał pracownika, który nie będzie się dobrze czuł w powierzonym zadaniu to tracisz czas i nawet możesz stracić pracownika.

 

Zasad nr 4

Musisz wyposażyć pracownika we wszelkie niezbędne narzędzia do wykonania zadania, czyli:

– przekaż ważne informacje na temat specyfiki zadania, czyli co musi konkretnie zrobić, jakie zadania do niego należą, np. opracowanie szablonu raportu

– poinformuj o wskaźnikach jego realizacji, np. przygotuj raport z przeprowadzonego spotkania w poniedziałek

– koniecznie określ termin realizacji, czyli przygotuj raport do czwartku

– daj sygnał pracownikowi, że może skorzystać z Twojego wsparcia lub wsparcia innego pracownika w trakcie realizacji zadania. Pracownik będzie czuł się pewniej i lepiej wykona powierzone  zadanie jeśli będzie miał poczucie, że nie wszystko musi wykonać sam i będzie miał możliwość skonsultowania tematu

– daj znać pracownikom, że oczekujesz od nich samodzielności

Pamiętaj, że samodzielne wykonywanie zadania nie oznacza, że pracownik musi wykonać zadanie sam. Pracujecie w zespole i wzajemnie musicie się wspierać. Nawet gdy jesteś tylko Ty i Twój pracownik.

 

Zasada nr 5

Delegując zadanie nie używaj słów: czy mogłabyś, czy miałbyś czas, czy zechciałabyś? Co odpowie pracownik? No może mogłabym, no nie chciałabym bo mam za mało czasu…

Używaj słów, które wzmocnią ważność zadania.  Zrób to proszę, Przygotuj to na jutro, …dziękuję

Delegowanie zadań nie polega na poproszeniu innych, a załatwienie Twoich spraw i okazyjnym powierzaniu im mało znaczących, pojedynczych zadań. Delegowanie zadań dotyczy powtarzających się czynności oraz dużych pojedynczych zadań. W przyszłości kto inny będzie zajmował się powierzoną przez Ciebie sprawą. Pytania z nią związane powinny być kierowane do tej osoby.

Delegowanie to sposób na to, aby zadanie było wykonane w ustalonym terminie, ustalonej ilości i jakości, w sposób dokładny i przy optymalnym wykorzystaniu zasobów.

 

Zasad nr 6

I nie czekaj, nie zapominaj, sprawdzaj jak sprawy idą. Monitoruj postępy. Oceniaj na bieżąco stopień realizacji zadania.

 

Aby zrealizować zadania i cele w firmie musisz być nadzwyczaj konsekwentny i wymagający. Jednocześnie bądź zawsze miły i uprzejmy, nawet jak nie wszystko Ci się spodoba. Zakładaj dobre intencje pracownika. Gdy zadanie zostanie wykonanie nie po Twojej myśli, powiedz to głośno w sposób uprzejmy, bez zbędnego gniewu i napastliwości. Wskaż, jak według Ciebie zadanie to powinno być wykonane. Powiedz czego oczekujesz i dlaczego.

Więcej o delegowaniu zadań dowiesz się z tego artykułu.

 

 

Masz jakieś pytania, spostrzeżenia?  Zostaw komentarz pod artykułem.

gb

Gabriela Brzezińska

Prezes Zarządu 2+1 Biura Rachunkowego

certyfikat księgowy nr 17674/2007

 

Podziel się tym artykułem ze znajomymi!

 

 

 

0 komentarzy

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *