Artykuły

Jak wybrać biuro rachunkowe? Dodano 30 listopada 2017 / Przez Gabriela Brzezińska / 0 Komentarzy

 

Jak wybrać biuro rachunkowe?

Dobre biuro rachunkowe jest dużym wsparciem dla przedsiębiorcy. Postaram się w tym wpisie jak najlepiej opisać jakimi kryteriami należy się kierować przy wyborze biura rachunkowego. Podpowiem, co jest ważne, co powinno decydować o wyborze właściwego biura rachunkowego spełniającego Twoje oczekiwania.

 

 Co może zrobić dla Ciebie księgowy i dobre biuro rachunkowe?

Na początek współpracy biuro rachunkowe pomoże np. wybrać formę prowadzenia działalności gospodarczej, zdecydować o optymalnych rozwiązaniach związanych z księgowością Twoje firmy, podatkami, wynagrodzeniami dla Twoich pracowników. Może wyjaśnić jakie są koszty wynagrodzeń gdy zatrudniasz na umowę o pracę, czy możesz zatrudniać członków rodziny. Podpowie jak zatrudnić członków zarządu i na jakich zasadach ich wynagradzać.

 

W czym jeszcze pomoże biuro rachunkowe?

  • Poinformuje o obowiązkach kadrowych pracodawcy, np. jaką podpisać umowę z pracownikiem, jakie są obowiązki związane z BHP, medycyną pracy.
  • Doradzi, czy bardziej opłaca się zarejestrować do podatku VAT czy nie lub też poinformuje, że jest taki obowiązek.
  • Pomoże wypełnić dokumenty potrzebne do złożenia firmy przed zgłoszeniem działalności gospodarczej w urzędzie skarbowym i ZUS.
  • Pomoże wystawić pierwsze faktury.
  • Wskaże na co należy zwracać uwagę dokonując wydatków związanych z prowadzeniem firmy.
  • Księgowy co miesiąc przekaże informacje o zobowiązaniach podatkowych, składkach ZUS, sytuacji finansowej firmie.

Na pewno pierwsze spotkanie i rozmowa z księgowym w biurze rachunkowym pomoże lepiej przygotować się do uruchomienia własnej firmy.

 

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe ?

Wybierając biuro rachunkowe do obsługi  zwróć się do kilku biur z zapytaniem o ofertę, spotkaj się i porozmawiaj z księgowym, poproś o wzór umowy współpracy. Zapytaj księgowego lub doradcę, z którym będziesz rozmawiać jakie wykształcenie i doświadczenie posiadają osoby, które będę prowadziły księgowość Twojej firmy. Od roku 2014 nie ma już obowiązku posiadania Certyfikatu Ministerstwa Finansów do prowadzenia księgowości. W Polce  nie ma żadnej kontroli zewnętrznej nad jakością usług, które świadczą biura rachunkowe. Teraz biuro rachunkowe może założyć każdy. Nie trzeba posiadać wykształcenia i doświadczenia w zakresie księgowości i rozliczania podatków, tak ważnych w Twojej firmie, aby prowadzić biuro rachunkowe. Możesz być pewny, że osoby posiadające Certyfikat Ministerstwa Finansów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, mają odpowiednie doświadczenie i wykształcenie do świadczenia usług księgowych.

Dokładnie sprawdź:

  • Kto nadzoruje prace księgowych w biurze rachunkowym?
  • Czy biuro rachunkowe zatrudnia główną księgową nadzorujące pracę innych osób?
  • Sprawdź ważność obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC). Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC, w odniesieniu do jednego zdarzenia, wynosi równowartość w złotych 10.000 euro (wg kursu NBP ogłaszanego po raz pierwszy w roku, w którym zawarto umowę ubezpieczenia). Warto by biuro było ubezpieczone na wyższą kwotę. Sprawdź czy ubezpieczenie biura obejmuje tylko obowiązkowe księgi rachunkowe czy też księgi podatkowe (gdyż jest to ubezpieczenie dobrowolne).

Za błędy księgowe odpowiedzialność przed urzędem skarbowym ponosi podatnik czyli Ty. Przysługuje Ci prawo do ewentualnego odszkodowania. Biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe swojego klienta wobec urzędu skarbowego. Ty jesteś podatnikiem dlatego kwestia ubezpieczenia jest bardzo ważna.

 

Podczas pierwszego spotkania w biurze rachunkowym sprawdź jeszcze:

  • Czy biuro jest w stanie zapewnić Tobie i Twojej firmie osobistego księgowego, który będzie się z Tobą kontaktować. Czy osoba ta będzie Twoim osobistym opiekunem?
  • Sprawdź czy biuro jest przyjazne w komunikacji z klientem i jakich używa rozwiązań oraz narzędzi ułatwiających kontakt klienta z biurem.
  • Czy w biurze pracują osoby z doświadczeniem księgowym w różnych branżach i rodzajach firm, różnych formach działalności?
  • Czy biuro reprezentuje swoich Klientów przed urzędami (po udzieleniu stosownego pełnomocnictwa)?
  • Czy biuro rachunkowe ma doświadczenie w prowadzeniu pełnych ksiąg i sporządzaniu sprawozdań finansowych. Jeżeli wybrane biuro obsługuje tylko małe firmy, istnieje ryzyko, że księgi Twojej firmy nie będą prowadzone prawidłowo?
  • Zapytaj czy biuro rachunkowe współpracuje z doradcami podatkowymi, radcami prawnymi. Kompleksowa usług świadczona przez biuro rachunkowe i współpracujące ze sobą podmioty na pewno pomoże zaoszczędzić Twój czas.

 

Jeśli lubisz korzystać z nowoczesnych rozwiązań:

Zorientuj się czy biuro rachunkowe ma możliwość korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów. Sprawdź ceny usług, pod kątem własnych możliwości. Dowiedz się czy biuro na początek oferuje bonusy, rabaty lub upusty dla swoich Klientów, czy jest otwarte na negocjacje co do ceny i warunków współpracy. Pamiętaj jednak, że jest granica między dobrą obsługą a niską ceną.

Poszukaj kogoś kto korzysta już z wybranego przez Ciebie usług biura rachunkowego. Inny zadowolony klient najwięcej może powiedzieć o zasadach współpracy z klientami.  Sprawdź referencje i czy możesz skontaktować się z osobami udzielającymi ich.

Dowiedz się czym biuro rachunkowe dodatkowo wyróżnia się, czy ma do zaoferowania coś więcej niż inne biura w Twoim mieście i jakie możesz mieć z tego korzyści, np. czy oferuje księgowość online, w której możesz sprawdzać na bieżąco sytuację finansową swojej firmy, wysokość podatków do zapłaty lub koszty wynagrodzeń w Twojej firmie, czy oferuje dodatkowo program do wystawiania faktur. Może biuro rachunkowe, w którym prowadzisz rozmowy w celu podpisania z nim umowy, pomoże w nawiązaniu kontaktów biznesowych?

 

Jak podpisać dobrą umowę współpracy z biurem rachunkowym?

Po podjęciu decyzji o wybraniu danego biura rachunkowego, należy zawrzeć umowę o świadczenie usług księgowych na piśmie oraz podpisać pełnomocnictwo. Na podstawie pełnomocnictwa, biuro będzie np. składało deklaracje podatkowe w Twoim imieniu i reprezentować Cię przed urzędami.

Przed podpisaniem umowy:

  • przygotuj listę pytań i wątpliwości i porozmawiaj o nich z właścicielem lub pracownikiem biura upoważnionym do udzielania takich wyjaśnień,
  • sprawdź czy w umowie zawarte są wszystkie ważne dla Ciebie kwestie. Dowiedz się w jaki sposób księgowy będzie Ciebie informował o zobowiązaniach podatkowych i ZUS. Czy biuro do komunikacji używa emaile, smsy lub telefony, platformę online?
  • sprawdź w jakim terminie jest realizowana usługa,
  • upewnij się czy biuro rachunkowe będzie na bieżąco informowało Ciebie o wynikach finansowych Twojej firmy,
  • sprawdź w jakim terminie będziesz musiał przekazywać dokumenty. Czy możesz je dostarczać na bieżąco i czy będziesz mogli to uczynić elektronicznie?

I na koniec, jeżeli jesteś już pewny swojego wyboru podpisz umowę współpracy. Dostarczaj dokumenty do biura terminowo, powierz sprawy księgowe księgowym abyś mógł zająć się swoją firmą.

 

 

 
 

 


Masz jakieś pytania lub wątpliwości? Potrzebujesz porady księgowej? Zapoznaj się z terminarzem Bezpłatnych Konsultacji Księgowych w Biurach 2+1 i zarezerwuj swój termin już teraz!

 

Prezes Zarządu 2+1 Biura Rachunkowego
certyfikat księgowy nr 17674/2007

↓ Podziel się tym artykułem ze znajomymi!

0 komentarzy

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *