Artykuły

Jak zatrudnić pracownika i jak uniknąć błędów Dodano 15 lutego 2017 / Przez Gabriela Brzezińska / 0 Komentarzy

Jak zatrudnić pracownika i jak uniknąć błędów?

jak zatrudnić pracownikaPrzedsiębiorco, powiem Ci jak zatrudnić pracownika i jak uniknąć błędów, jakie przygotować dokumenty.

Jakiś czas temu podpisałam w naszym Biurze Rachunkowym 2+1 umowę współpracy z firmą informatyczną na świadczenie usług księgowych oraz kadrowo – płacowych.  Przedsiębiorcy temu nasze biuro polecił nasz długoletni Klient. Bardzo się ucieszyliśmy z nowej współpracy, gdyż jest to przedsiębiorca o stabilnej pozycji na ryku usług informatycznych, który prowadzi projekty finansowane środkami z Unii Europejskiej, a w tym mamy bardzo duże doświadczenie. Warunki umowy były korzystne dla obu stron. Przedsiębiorca ten zatrudnia 15 osób na umowę o pracę. Jak na małą firmę to dosyć sporo obowiązków kadrowych się z tym wiąże. Od razu poprosiłam o dostarczenie dokumentów księgowych za rok poprzedni i bieżący oraz o dokumentację kadrowo – płacową.

 

W jakim stanie otrzymaliśmy dokumenty?

Dokumenty księgowe były przygotowane przez poprzedniego księgowego bardzo starannie –  widać, że był to bardzo dobry księgowy. Akta osobowe pracowników były założone dla każdego z pracowników, teczki estetyczne. W związku z tym, że przywiązuję dużą wagę do jakości i poprawności dokumentów dokonałam ich weryfikacji. Weryfikując zgromadzoną dokumentację zaglądam do akt pracowników, i co tam widzę…. a tam pustki. Tylko kilka umów o pracę, czasem kopia dowodu osobistego, dobrze jak było świadectwo pracy.

To dalece odbiegało od przepisów prawa pracy i standardów, mogło również naszego klienta wprowadzić w kłopoty i nieprzyjemności przy najbliżej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Kto zawinił? W zasadzie nikt, bo księgowy poinformował, a Klient zapomniał. Taki przypadek w naszym biurze pojawił się nie po raz pierwszy i zastanawiałam się dlaczego. Otóż, z doświadczenia wiem, że osoby, które są księgowymi nie bardzo lubią prowadzić kadr. Jeszcze płace to policzą ale żeby pilnować dokumentacji pracowników, to z tym jest gorzej, gdyż niewiele ma wspólnego z księgowością.

Klient nie wie jak zatrudnić pracownika, przygotować prawidłowo dokumenty i chce, żeby wszystko zrobić za niego i słusznie. Jeżeli masz księgowego to sprawdź i zastanów się czy nie warto spraw kadrowo – płacowych oddać osobie, która to lubi i się w tym specjalizuje.

 

Jak my postępujemy w naszym biurze 2+1?

Aby sobie z tym radzić i unikać niekomfortowych dla Klienta sytuacji w naszym biurze wypracowaliśmy praktyki i procedury, które pozwalają na uniknięcie podobnych błędów i na kłopoty w PIP. Na początek zapraszam Klienta do biura lub jeżeli Klient nie ma czasu wysyłam wszystkie informacje mailem.

Po pierwsze, klientowi trzeba przypominać, przypominać i jeszcze…przypominać jak zatrudnić pracownika, jakie i kiedy dokumenty musi skompletować, dostarczyć. Dopiero po otrzymaniu wszystkich dokumentów będziemy mogli prowadzić akta osobowe. Przesyłamy wzory dokumentów i niezbędne formularze. Przygotowujemy umowy o pracę i umowy cywilnoprawne oraz szereg innych dokumentów wymaganych przez prawo pracy i na potrzeby Klienta.

 

Jeżeli Klient lubi nowoczesne rozwiązania zachęcam do korzystania z naszej TECZKI OSOBOWEJ ONLINE i zamieszczania w niej dokumentów zeskanowanych lub w postaci zdjęcia zrobionego telefonem bez konieczności przychodzenia do naszego biura kiedy nie ma czasu.

 

 Jak postąpić gdy przychodzi nowy pracownik na umowę o pracę?

Kiedy otrzymałam informację od Klienta, że potrzebuje nowej osoby do pracy i oczekuje podpowiedzi, jak zatrudnić pracownika na umowę o pracę wysłałam mailem informację. W mailu piszę jakie dokumenty musi pracownik dostarczyć do Klienta lub bezpośrednio do mnie.

Najważniejsze z nich to:
–         Kwestionariusz osobowy
–         Wszystkie kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy
–         Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe (świadectwa szkolne, dyplomy potwierdzające kończone kursy i inne formy dokształcania), w szczególności dyplom/świadectwo ostatniej ukończonej szkoły
–         Kserokopia dowodu osobistego (opcjonalnie)
–         Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy, książeczka sanepidu (jeśli wymagana)

Przypomniałam Klientowi, że dokumenty te muszą być dostarczone przed przystąpieniem pracownika do pracy. Wszystkie wzory dokumentów i formularze przesłałam na adres e-mail naszego Klienta.

 

Co ze szkoleniem BHP?

Jeżeli chcesz zatrudnić pracownika po raz pierwszy musisz odbyć szkolenie BHP dla pracodawców. Poradź się również specjalisty BHP jakie szkolenie musi odbyć pracownik przed przystąpieniem do pracy.

W związku z tym, odesłałam naszego Klienta do współpracującego z biurem 2+1 specjalisty w tej dziedzinie.

 

Czy to już wszystkie dokumenty?

Dodatkowo od pracownika potrzebujesz:
–         Pit-2, jeżeli miesięczna zaliczka na podatek dochodowy ma być zmniejszana o kwotę stanowiącą 1/12 zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej, gdyż nie osiąga innych dochodów, tj. np. z emerytury, działalności gosp., zasiłków
–         Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu – jeżeli mieszka poza miejscem pracy
–         Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
–         Wniosek o przekazywanie  wynagrodzenia na konto bankowe
 

A co z sanepidem?

Wymagania sanitarne – obowiązki względem Sanepidu, dotyczą tych właścicieli firm, których działalność jest związana z produkcją bądź obrotem żywnością.

Naszych Klientów działającym na rynku spożywczym lub na rynku materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością informuję, że muszą złożyć wniosek o wpis do rejestru zakładów produkujących lub wprowadzających do obrotu żywność albo o zatwierdzenie zakładu i o wpis do wspomnianego rejestru.

Wniosek o wpis do rejestru i zatwierdzenie zakładu składa się do inspektora sanitarnego właściwego ze względu na siedzibę firmy lub miejsce prowadzenia działalności w terminie co najmniej 14 dni przed dniem rozpoczęcia planowanej działalności.

Niektóre rodzaje działalności również wymagają wpisu do omawianego rejestru, ale bez konieczności równoczesnego uzyskiwania zatwierdzenia inspektora sanitarnego. Chodzi tu m.in. o gospodarstwa agroturystyczne, apteki, sklepy zielarskie, firmy prowadzące działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa w sprzedaży żywności „na odległość” (sprzedaży wysyłkowej), w tym sprzedaży przez Internet.

Informacje na temat wymagań sanitarnych można uzyskać w Powiatowej Stacji Sanitarno – Epidemiologicznej.

 

Więcej informacji na temat zatrudniania pracowników dowiesz się w tym artykule.

 

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, zatrudniasz pracowników, potrzebujesz informacji, porady lub wsparcia na temat prowadzenia akt osobowych i naliczania płac zapraszam Cię na INDYWIDUALNE BEZPŁATNE SPOTKANIE ZE MNĄ do  Biura Rachunkowego 2+1

 

W razie wątpliwości zachęcam do zadawania pytań w komentarzach.

gb

Gabriela Brzezińska

Prezes Zarządu 2+1 Biura Rachunkowego

certyfikat księgowy nr 17674/2007

Podziel się tym artykułem ze znajomymi!

 

0 komentarzy

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *