Jak zatrudnić pracownika i jak uniknąć błędów

Jak zatrudnić pracownika i jak uniknąć błędów?

jak zatrudnić pracownikaPrzedsiębiorco, powiem Ci jak zatrudnić pracownika i jak uniknąć błędów, jakie przygotować dokumenty.

Jakiś czas temu podpisałam w naszym Biurze Rachunkowym 2+1 umowę współpracy z firmą informatyczną na świadczenie usług księgowych oraz kadrowo – płacowych.  Przedsiębiorcy temu nasze biuro polecił nasz długoletni Klient. Bardzo się ucieszyliśmy z nowej współpracy, gdyż jest to przedsiębiorca o stabilnej pozycji na ryku usług informatycznych, który prowadzi projekty finansowane środkami z Unii Europejskiej, a w tym mamy bardzo duże doświadczenie. Warunki umowy były korzystne dla obu stron. Przedsiębiorca ten zatrudnia 15 osób na umowę o pracę. Jak na małą firmę to dosyć sporo obowiązków kadrowych się z tym wiąże. Od razu poprosiłam o dostarczenie dokumentów księgowych za rok poprzedni i bieżący oraz o dokumentację kadrowo – płacową.

 

W jakim stanie otrzymaliśmy dokumenty?

Dokumenty księgowe były przygotowane przez poprzedniego księgowego bardzo starannie –  widać, że był to bardzo dobry księgowy. Akta osobowe pracowników były założone dla każdego z pracowników, teczki estetyczne. W związku z tym, że przywiązuję dużą wagę do jakości i poprawności dokumentów dokonałam ich weryfikacji. Weryfikując zgromadzoną dokumentację zaglądam do akt pracowników, i co tam widzę…. a tam pustki. Tylko kilka umów o pracę, czasem kopia dowodu osobistego, dobrze jak było świadectwo pracy.

To dalece odbiegało od przepisów prawa pracy i standardów, mogło również naszego klienta wprowadzić w kłopoty i nieprzyjemności przy najbliżej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Kto zawinił? W zasadzie nikt, bo księgowy poinformował, a Klient zapomniał. Taki przypadek w naszym biurze pojawił się nie po raz pierwszy i zastanawiałam się dlaczego. Otóż, z doświadczenia wiem, że osoby, które są księgowymi nie bardzo lubią prowadzić kadr. Jeszcze płace to policzą ale żeby pilnować dokumentacji pracowników, to z tym jest gorzej, gdyż niewiele ma wspólnego z księgowością.

Klient nie wie jak zatrudnić pracownika, przygotować prawidłowo dokumenty i chce, żeby wszystko zrobić za niego i słusznie. Jeżeli masz księgowego to sprawdź i zastanów się czy nie warto spraw kadrowo – płacowych oddać osobie, która to lubi i się w tym specjalizuje.

 

Jak my postępujemy w naszym biurze 2+1?

Aby sobie z tym radzić i unikać niekomfortowych dla Klienta sytuacji w naszym biurze wypracowaliśmy praktyki i procedury, które pozwalają na uniknięcie podobnych błędów i na kłopoty w PIP. Na początek zapraszam Klienta do biura lub jeżeli Klient nie ma czasu wysyłam wszystkie informacje mailem.

Po pierwsze, klientowi trzeba przypominać, przypominać i jeszcze…przypominać jak zatrudnić pracownika, jakie i kiedy dokumenty musi skompletować, dostarczyć. Dopiero po otrzymaniu wszystkich dokumentów będziemy mogli prowadzić akta osobowe. Przesyłamy wzory dokumentów i niezbędne formularze. Przygotowujemy umowy o pracę i umowy cywilnoprawne oraz szereg innych dokumentów wymaganych przez prawo pracy i na potrzeby Klienta.

 

Jeżeli Klient lubi nowoczesne rozwiązania zachęcam do korzystania z naszej TECZKI OSOBOWEJ ONLINE i zamieszczania w niej dokumentów zeskanowanych lub w postaci zdjęcia zrobionego telefonem bez konieczności przychodzenia do naszego biura kiedy nie ma czasu.

 

 Jak postąpić gdy przychodzi nowy pracownik na umowę o pracę?

Kiedy otrzymałam informację od Klienta, że potrzebuje nowej osoby do pracy i oczekuje podpowiedzi, jak zatrudnić pracownika na umowę o pracę wysłałam mailem informację. W mailu piszę jakie dokumenty musi pracownik dostarczyć do Klienta lub bezpośrednio do mnie.

Najważniejsze z nich to:
–         Kwestionariusz osobowy
–         Wszystkie kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy
–         Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe (świadectwa szkolne, dyplomy potwierdzające kończone kursy i inne formy dokształcania), w szczególności dyplom/świadectwo ostatniej ukończonej szkoły
–         Kserokopia dowodu osobistego (opcjonalnie)
–         Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy, książeczka sanepidu (jeśli wymagana)

Przypomniałam Klientowi, że dokumenty te muszą być dostarczone przed przystąpieniem pracownika do pracy. Wszystkie wzory dokumentów i formularze przesłałam na adres e-mail naszego Klienta.

 

Co ze szkoleniem BHP?

Jeżeli chcesz zatrudnić pracownika po raz pierwszy musisz odbyć szkolenie BHP dla pracodawców. Poradź się również specjalisty BHP jakie szkolenie musi odbyć pracownik przed przystąpieniem do pracy.

W związku z tym, odesłałam naszego Klienta do współpracującego z biurem 2+1 specjalisty w tej dziedzinie.

 

Czy to już wszystkie dokumenty?

Dodatkowo od pracownika potrzebujesz:
–         Pit-2, jeżeli miesięczna zaliczka na podatek dochodowy ma być zmniejszana o kwotę stanowiącą 1/12 zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej, gdyż nie osiąga innych dochodów, tj. np. z emerytury, działalności gosp., zasiłków
–         Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu – jeżeli mieszka poza miejscem pracy
–         Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
–         Wniosek o przekazywanie  wynagrodzenia na konto bankowe
 

A co z sanepidem?

Wymagania sanitarne – obowiązki względem Sanepidu, dotyczą tych właścicieli firm, których działalność jest związana z produkcją bądź obrotem żywnością.

Naszych Klientów działającym na rynku spożywczym lub na rynku materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością informuję, że muszą złożyć wniosek o wpis do rejestru zakładów produkujących lub wprowadzających do obrotu żywność albo o zatwierdzenie zakładu i o wpis do wspomnianego rejestru.

Wniosek o wpis do rejestru i zatwierdzenie zakładu składa się do inspektora sanitarnego właściwego ze względu na siedzibę firmy lub miejsce prowadzenia działalności w terminie co najmniej 14 dni przed dniem rozpoczęcia planowanej działalności.

Niektóre rodzaje działalności również wymagają wpisu do omawianego rejestru, ale bez konieczności równoczesnego uzyskiwania zatwierdzenia inspektora sanitarnego. Chodzi tu m.in. o gospodarstwa agroturystyczne, apteki, sklepy zielarskie, firmy prowadzące działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa w sprzedaży żywności “na odległość” (sprzedaży wysyłkowej), w tym sprzedaży przez Internet.

Informacje na temat wymagań sanitarnych można uzyskać w Powiatowej Stacji Sanitarno – Epidemiologicznej.

 

Więcej informacji na temat zatrudniania pracowników dowiesz się w tym artykule.

 

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, zatrudniasz pracowników, potrzebujesz informacji, porady lub wsparcia na temat prowadzenia akt osobowych i naliczania płac zapraszam Cię na INDYWIDUALNE BEZPŁATNE SPOTKANIE ZE MNĄ do  Biura Rachunkowego 2+1

 

W razie wątpliwości zachęcam do zadawania pytań w komentarzach.

gb

Gabriela Brzezińska

Prezes Zarządu 2+1 Biura Rachunkowego

certyfikat księgowy nr 17674/2007

Podziel się tym artykułem ze znajomymi!

 

Delegowanie zadań: 6 praktycznych zasad skutecznego delegowania zadań

Delegowanie zadań: 6 praktycznych zasad skutecznego delegowania zadań

Delegowanie zadań: 6 praktycznych zasad skutecznego delegowania zadań

 

Umiejętne delegowanie zdań nie jest łatwe , w szczególności dla początkującego menadżera. Mnie też sprawiało na początku trudności. Nieraz zastanawiałam się jak sprawić by ludzie robili to na czym mi zależy, co jest dla mnie i dla mojej firmy ważne.

 

Czy na pewno wiesz na czym polega delegowanie zadań? Czy umiesz dzielić się władzą i nie stracić kontroli nad firmą?

 

Delegowanie zadań jest jedną z najważniejszych Twoich kompetencji jako właściciela firmy i menedżera. Na początku nie jest łatwo. Nieraz zastanawiałeś się lub nadal się zastanawiasz jak dać polecenie pracownikowi. Co zrobić żeby wykonał zadanie prawidłowo, do końca i skutecznie?

 

Zdarzało Ci się narzekać i zdenerwować na pracownika:

  • znowu muszę to poprawić,
  • po co go zatrudniam przecież sam zrobiłbym to lepiej?

Mnie się zdarzało ale zmieniłam to.

Jeżeli coś idzie nie tak w Twojej firmie, pracownicy wykonują zadania, które im nie pasują lub nie wiedzą co mają robić to masz problem. Skończ z tym i zacznij działać. Po prostu zrób wszystko, żeby to zmienić.

 

Zasada nadrzędna, o której musisz pamiętać bezwzględnie:

Delegując zadania nie pozbywasz się odpowiedzialności za zadanie, bo i tak na koniec to Ty:

– oceniasz efekty pracy swoich pracowników,

– jesteś odpowiedzialny za pracę swojego zespołu,

– prowadzisz firmę i czerpiesz korzyści z osiąganych rezultatów.

 

Delegowanie zadań nie oznacza oczekiwania od pracownika dokładnie tego czego oczekujesz od siebie. Pracownik nie będzie myślał tak jak Ty. Ty jesteś właścicielem firmy. Pracownik nie będzie myślał jak właściciel.  Nie denerwuj się, że myśli inaczej to jest naturalne. Słuchaj pracownika uważnie i bierz pod uwagę to co mówi. Pracownicy często mają rację bo na wiele spraw patrzą „z boku” i też są bliżej bieżącej pracy.

 

Delegowanie zadań: można się tego nauczyć.

6 najważniejszych zasad delegowania zadań:

Zasada nr 1

Przedstaw pracownikowi jasno cel zadania, aby miał świadomość stawianego przed nim celu. Nie mów „na około” i „nie ubieraj w bawełnę

 

Zasada nr 2

Mów zrozumiale. Zakres delegowanych zadań, uprawnień i odpowiedzialności przed pracownikiem musi być dla niego zrozumiały, adekwatny do posiadanych kompetencji i posiadanego potencjału.

 

Zasada nr 3

Szanuj pracownika. Twój pracownik musi zaakceptować powierzone zadanie i nową odpowiedzialność. W praktyce należy uszanować jego prawo do odmowy przyjęcia nowych uprawnień. Jeżeli będziesz miał pracownika, który nie będzie się dobrze czuł w powierzonym zadaniu to tracisz czas i nawet możesz stracić pracownika.

 

Zasad nr 4

Musisz wyposażyć pracownika we wszelkie niezbędne narzędzia do wykonania zadania, czyli:

– przekaż ważne informacje na temat specyfiki zadania, czyli co musi konkretnie zrobić, jakie zadania do niego należą, np. opracowanie szablonu raportu

– poinformuj o wskaźnikach jego realizacji, np. przygotuj raport z przeprowadzonego spotkania w poniedziałek

– koniecznie określ termin realizacji, czyli przygotuj raport do czwartku

– daj sygnał pracownikowi, że może skorzystać z Twojego wsparcia lub wsparcia innego pracownika w trakcie realizacji zadania. Pracownik będzie czuł się pewniej i lepiej wykona powierzone  zadanie jeśli będzie miał poczucie, że nie wszystko musi wykonać sam i będzie miał możliwość skonsultowania tematu

– daj znać pracownikom, że oczekujesz od nich samodzielności

Pamiętaj, że samodzielne wykonywanie zadania nie oznacza, że pracownik musi wykonać zadanie sam. Pracujecie w zespole i wzajemnie musicie się wspierać. Nawet gdy jesteś tylko Ty i Twój pracownik.

 

Zasada nr 5

Delegując zadanie nie używaj słów: czy mogłabyś, czy miałbyś czas, czy zechciałabyś? Co odpowie pracownik? No może mogłabym, no nie chciałabym bo mam za mało czasu…

Używaj słów, które wzmocnią ważność zadania.  Zrób to proszę, Przygotuj to na jutro, …dziękuję

Delegowanie zadań nie polega na poproszeniu innych, a załatwienie Twoich spraw i okazyjnym powierzaniu im mało znaczących, pojedynczych zadań. Delegowanie zadań dotyczy powtarzających się czynności oraz dużych pojedynczych zadań. W przyszłości kto inny będzie zajmował się powierzoną przez Ciebie sprawą. Pytania z nią związane powinny być kierowane do tej osoby.

Delegowanie to sposób na to, aby zadanie było wykonane w ustalonym terminie, ustalonej ilości i jakości, w sposób dokładny i przy optymalnym wykorzystaniu zasobów.

 

Zasad nr 6

I nie czekaj, nie zapominaj, sprawdzaj jak sprawy idą. Monitoruj postępy. Oceniaj na bieżąco stopień realizacji zadania.

 

Aby zrealizować zadania i cele w firmie musisz być nadzwyczaj konsekwentny i wymagający. Jednocześnie bądź zawsze miły i uprzejmy, nawet jak nie wszystko Ci się spodoba. Zakładaj dobre intencje pracownika. Gdy zadanie zostanie wykonanie nie po Twojej myśli, powiedz to głośno w sposób uprzejmy, bez zbędnego gniewu i napastliwości. Wskaż, jak według Ciebie zadanie to powinno być wykonane. Powiedz czego oczekujesz i dlaczego.

Więcej o delegowaniu zadań dowiesz się z tego artykułu.

 

 

Masz jakieś pytania, spostrzeżenia?  Zostaw komentarz pod artykułem.

gb

Gabriela Brzezińska

Prezes Zarządu 2+1 Biura Rachunkowego

certyfikat księgowy nr 17674/2007

 

Podziel się tym artykułem ze znajomymi!

 

 

 

Pracownik kradnie Twój czas? Poznaj 4 sposoby na pozbycie się ‘Małpy na plecach’ i dobre zarządzanie pracownikami

 

Małpa na plecach

W swojej pracy stykam się nie tylko z problemami księgowymi lub podatkowymi Klientów naszego Biura Rachunkowego 2+1 ale również muszę radzić sobie dobrze z zarządzaniem pracownikami. Niemal każdego dnia jest jakiś problem do rozwiązania. Zarządzanie pracownikami jest dla mnie niezwykle ważne. Dziś miałam uczucie, że coś mnie w pracy przygniotło, że za dużo mam zadań do zrobienia. Prawie wszyscy wyszli a ja dalej siedzę. Pomyślałam sobie: o nie coś poszło źle, o czymś zapomniałam, na czym polega dobre zarządzanie pracownikami …to jest Małpa. Poznaj 4 sposoby na pozbycie się ‘Małpy na plecach’ i dobre zarządzanie pracownikami.

 

Czy Ty też nieraz miałeś uczucie, że coś Cię przygniata, że nie masz czasu, ciągle nadrabiasz zaległości, a lista rzeczy do zrobienia jest coraz dłuższa? Że robisz rzeczy, które nie rozwijają Twojej firmy, porządkujesz dokumenty dla księgowej, robisz zestawienia…? Odpowiadasz, że tak właśnie jest. Pytasz dlaczego…

To wina Małpy, ktoś wsadził Ci ją na plecy!!! Kluczem jest dobre zarządzanie pracownikami

 

Co to za Małpa?

Małpa to w przenośni problem lub praca przerzucona na Ciebie przez Twojego pracownika.

Gdy tylko nadarzy się okazja, pracownicy zrzucają odpowiedzialność za podjęcie decyzji czy wykonanie trudnego zadania na Ciebie. Lubią Ci czasem oddać Małpę.

Małpy są sprytne i z niczym się nie liczą. Wyssają całą energię, a Ty będziesz je karmić. Sprawią, że będziesz pracować do nocy, w weekendy, nie będziesz miał czasu dla rodziny, odpoczynek i inne rzeczy. Co więcej, Małpy zmniejszają efektywność Twoją i Twojej firmy. Popraw zatem zarządzanie pracownikami.

 

Jak to się pracownikom udaje?

Jak udaje się im delegować zadania Tobie – szefowi, właścicielowi firmy?

Wyobraź sobie zdarzenie:

Spotykasz się z pracownikiem, a on mówi, że ma problem, z którym nie bardzo może sobie poradzić, więc będzie wdzięczny jak mu pomożesz. Ty chcąc być w porządku, obiecujesz, że przyjrzysz się temu w wolnej chwili. W ten oto sposób Małpa z pleców Twojego pracownika przechodzi na Twoje barki. To Ty teraz musisz małpę nakarmić, czyli zrealizować zadanie. Kto tu komu zorganizował czas?  Kto czyim szefem jest?

 

Nie tylko szefowie delegują pracę, ale robią to także pracownicy – często

Nawet jeśli Ty delegujesz znakomicie zadania pracownikom w dół lepiej, niż oni robią to w górę, to i tak przegrasz z nimi. Dlaczego? Bo Ty jesteś jeden, ich jest co najmniej kilku.

Skuteczny menadżer powinien stawiać na delegowania zadań i doskonalić zarządzanie pracownikami lecz nie jest to proste.

 

Jak nie mieć Małpy na plecach – 4 zasady

  1. Poznaj zasady delegowania zadań i zarządzania pracownikami

lecz to nie wystarczy, zatem:

  1. Miej swój czas pod kontrolą. Jeżeli podwładni mają wykonywać powierzone zadania, muszą mieć określone kompetencje.Jeśli wiesz, że Twoi pracownicy nie mają wystarczających umiejętności, zapewne czasem wolisz  pójść na skróty i zrobić coś sam niż popracować nad rozwojem kompetencji pracowników. Jeżeli chcesz być coraz lepszym liderem nie pozwól rozsiąść się cudzej małpie na Twoich plecach. Swój czas musisz mieć pod  kontrolą.
  2. Monitoruj i kontroluj realizację celów, ale nie rób niczego za pracowników.Pomagaj pracownikom w mądry sposób: nie bierze na siebie ich Małp. Wspieraj ich rozwój zawodowy.
  3. Nie bierz odpowiedzialności za wykonanie zadania przez innych.

 

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, zatrudniasz pracowników, potrzebujesz porady lub wsparcia w zarządzaniu pracowniami- napisz do mnie lub zostaw komentarz.

 

Gabriela Brzezińskagb
Prezes Zarządu 2+1 Biura Rachunkowego
certyfikat księgowy nr 17674/2007

↓ Podziel się tym artykułem ze znajomymi!