akta osobowe

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

akta osobowe

Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019r.

Wchodzą nowe, zmienione obowiązki dla pracodawców i specjalistów ds. kadr w zakresie obowiązków pracowniczych. Od 1 stycznia 2019 r. wchodzi w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zmiany dotyczą zasad tworzenia i prowadzenia akt osobowych pracowników oraz innej dokumentacji, m.in. ewidencji czasu pracy.

Co nowego?

Akta osobowe zostaną powiększone o nową część akt (D), w której będą gromadzone dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej.

Dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt będą mogły być zgrupowane w mniejszych częściach, powiązanych ze sobą tematycznie.

Taki podział będzie obligatoryjny w przypadku części D akt. Kryterium podziału będzie ukaranie daną karą porządkową pracownika (tzw. dyscyplinarka).

W przypadku podziału danej części akt na mniejsze części, zasada przechowywania dokumentów w porządku chronologicznym, numerowania ich oraz tworzenia wykazu dokumentów będzie dotyczyła każdej części.

Nowe rozporządzenie wprowadza pewne korekty, jeżeli chodzi o zakres dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt – dodając określone dokumenty w danej części akt lub “przesuwając” je z dotychczasowej części do innej.

Rozbudowana też będzie ewidencja czasu pracy. Ponadto, rozporządzenie przewiduje procedurę przekazywania pracownikom określonych informacji oraz zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej elektronicznie.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Przepisy nowego rozporządzenia dokumentacyjnego będą miały zastosowanie do dokumentacji pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. będzie przechowywana przez 10 lat. Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracownicy zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Dokumentację pracowników, których stosunek pracy w tym dniu będzie trwał, trzeba będzie dostosować do nowych wymogów w ciągu 12 miesięcy od powyższej daty. Akta pracowników, których zatrudnienie ustało/ustanie przed 1 stycznia 2019 r., będą prowadzone na dotychczasowych zasadach. Pracodawcy będą musieli zapewnić odpowiednie warunki w pomieszczeniach, w których są przechowywane.

Pracodawca będzie miał możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat (zarówno w odniesieniu do pracowników obecnie zatrudnianych, jak i tych już zwolnionych) o ile złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika.

Nie będzie to obowiązkowe. Jeśli jednak pracodawca zdecyduje się na to, wówczas będzie to decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników.

Gdy pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych do ZUS, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.

Dla tej grupy pracowników pracodawca nadal będzie przechowywał akta osobowe i pozostałą dokumentację przez okres 50 lat.

 

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy po zmianach dowiesz się z wpisu https://akademiaprzedsiebiorcy.com/ewidencja-czasu-pracy-2019/

 

Jeśli potrzebujesz więcej informacji zapraszamy na Bezpłatne Konsultacje Księgowe dla Przedsiębiorców

Kontakt do Doradcy Biznesowego w 2+1 eksperci księgowości

tel:+48784955666

kontakt@dwaplusjeden.com

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *